"Eu não sei explicar o que eu quero, mas sei que o que tem não serve." É assim que costuma começar a primeira conversa com um dono de empresa que decidiu ter um sistema. E ela está certa pela metade. Você não precisa saber o que quer em termos de software. Precisa saber descrever o seu dia. O resto é trabalho de quem constrói.
Este é um roteiro pra escrever esse pedido em uma página. Serve pra conversar com a Apol, com qualquer outro fornecedor, ou pra você mesmo entender o que está procurando.
Primeiro, o que não escrever
Não escreva uma lista de funções. "Quero cadastro de cliente, controle de estoque, relatório de vendas e emissão de nota." Isso é o índice de qualquer programa de prateleira. Não diz nada sobre a sua empresa, e quem ler vai te entregar exatamente isso: um programa genérico.
Não escreva o sonho. "Quero que o sistema monte o orçamento sozinho e já mande pro cliente." Talvez seja isso mesmo. Mas se hoje o orçamento sai certo e o problema é o pedido que some entre o balcão e o pátio, o sonho está escondendo o que é urgente.
Escreva o dia de hoje. Com os problemas de hoje.
O roteiro, em cinco blocos
1. Como um pedido anda na sua empresa
Conte a história de um pedido, do primeiro contato até o dinheiro no caixa. Quem atende, o que anota, pra quem passa, o que acontece se o cliente demora pra responder, como o pátio fica sabendo, como a peça é pedida, quem confere antes de entregar, quem recebe.
Use as palavras da casa. Se vocês falam "aguardando peça" e "pronto pra buscar", escreva assim. Essas palavras vão virar as etapas da tela.
2. Quem faz o quê, e onde
Liste as pessoas por função, não por nome: dono, balcão, técnico, financeiro, quem entrega. Pra cada uma, onde ela trabalha quando precisa da informação: sentada no computador, de pé no balcão, no pátio com o celular, na rua.
Esse bloco decide mais sobre o sistema do que qualquer lista de funções. Sistema pra quem está sentado é uma coisa. Sistema pra quem está debaixo do carro é outra.
3. Onde a informação se perde
Aqui está o ouro. Escreva as três ou quatro situações em que algo deu errado nos últimos meses porque a informação não chegou, chegou tarde ou chegou errada. O cliente que ligou e ninguém sabia do pedido. A peça pedida duas vezes. O serviço entregue sem cobrar o adicional. O ponto do funcionário que ninguém lembra se bateu.
Não é pra achar culpado. É pra mostrar a quem constrói onde o sistema precisa segurar a bola. Quem lê esse bloco entende a sua empresa melhor do que com qualquer apresentação.
4. O que já funciona e não pode piorar
Todo processo tem partes que funcionam bem, geralmente porque alguém da equipe inventou um jeito. O caderno do fulano que nunca erra. O grupo de WhatsApp que avisa o pátio na hora. Escreva isso também. Um sistema ruim destrói o que funcionava em nome de "padronizar". Um sistema bom copia o que funciona e só conserta o que quebra.
5. O que você não quer
Tão importante quanto o resto. "Não quero que a equipe precise de treinamento de uma semana." "Não quero senha compartilhada." "Não quero depender de uma pessoa só pra fechar o mês." "Não quero que o cliente veja a marca de outra empresa no que recebe de nós." Esses limites, sozinhos, já cortam boa parte das opções do mercado.
Um exemplo, inventado
Pra ilustrar, um pedido de uma empresa fictícia, a "Horizonte Vidros". Os dados são de mentira, o formato é o que importa.
Como anda o pedido. O cliente manda foto do vidro quebrado no WhatsApp. O balcão pergunta modelo e ano, cota com dois fornecedores, manda o valor. Se aprovar, pede a peça. Quando a peça chega, agenda. No dia, o técnico troca, o balcão confere e cobra.
Quem faz o quê. Dono (computador e celular, metade do tempo fora). Duas pessoas no balcão (computador). Três técnicos (pátio, só celular). Um financeiro (computador, meio período).
Onde se perde. O balcão esquece de avisar que a peça chegou e o carro fica parado dois dias. O técnico faz um serviço a mais e ninguém cobra. No fim do mês, a comissão é calculada de cabeça e dá briga.
O que funciona. O grupo "Pátio" no WhatsApp. Todo mundo olha. Não queremos perder isso.
O que não queremos. Sistema que o técnico precise sentar pra usar. Nada de orçamento com cara de planilha pro cliente.
Cabe numa página. E com isso, quem constrói chega perto das telas certas já na primeira versão, em vez de na terceira.
O que acontece depois que você entrega esse papel
Na Apol, o pedido vira a primeira conversa, que a gente chama de "entender". De preferência na sua loja, vendo o pedido chegar de verdade. Depois você recebe as telas desenhadas, antes de qualquer código, com o que entra, as etapas e o valor por escrito. Você marca o que mudar e a gente refaz até ter a sua cara. Só então constrói. O caminho inteiro está explicado em O que é SaY.
Com outro fornecedor, o papel serve do mesmo jeito. Se ele não quiser ler, já é informação.
Faça hoje: escreva só o bloco 3, "onde a informação se perde", com três situações reais dos últimos meses. Leve pro café da manhã com a equipe amanhã e pergunte se eles lembram de outras. Em meia hora você vai ter o diagnóstico mais honesto que a sua empresa já fez, e ele não custa nada.
Quando o seu papel estiver pronto, mande pra Apol. Quem lê é quem vai desenhar o sistema. A resposta é uma conversa, e depois as telas, não uma tabela de planos.