Quando você coloca o cadastro dos seus clientes, o histórico de serviços e o caixa dentro de um sistema, você está entregando a parte mais valiosa da sua empresa pra outra pessoa guardar. Na hora da venda, ninguém fala disso. O papo é tela bonita e funcionalidade. O assunto "dados" só aparece dois anos depois, quando você quer trocar de sistema e descobre que não consegue levar nada.
Estas são as perguntas pra fazer antes de assinar. Servem pra qualquer fornecedor, inclusive a Apol.
1. Onde ficam os meus dados, e junto com quem?
Em programa de prateleira, o normal é os dados de muitas empresas morarem no mesmo banco, separados por uma marcação. Funciona, quando é bem feito. Mas você depende de a separação estar certa em cada tela, em cada relatório, em cada atualização. Um erro do fornecedor pode mostrar o seu cliente pra outra empresa, e você nem fica sabendo.
Pergunte: meus dados ficam num banco só meu ou junto com os de outros clientes? Em que país fica o servidor? Não existe resposta errada, mas existe resposta que ele não sabe dar. Essa é a que preocupa.
2. Consigo exportar tudo, sozinho, num formato que abre no Excel?
"Tudo" é a palavra importante. Muitos sistemas exportam o cadastro de clientes e param aí. O histórico de serviços, as fotos, os lançamentos do caixa, os comentários ficam presos. E "sozinho" também importa: se precisa abrir chamado e esperar, não é exportação, é favor.
Peça pra ver o botão. Se existir, peça pra exportar na sua frente e abrir o arquivo. Se o fornecedor hesitar, você já tem a resposta.
3. O que acontece se eu quiser sair?
Depois de exportar, os dados são apagados do lado dele? Em quanto tempo? Fica alguma cópia? Você recebe uma confirmação? Sair tem custo, multa, prazo?
Fornecedor sério tem isso escrito. Fornecedor que diz "ninguém nunca saiu" está dizendo que nunca pensou nisso.
4. Quem, do lado do fornecedor, consegue ver os meus dados?
Alguém precisa ter acesso pra dar suporte. A pergunta é quem, quando e com que registro. Qualquer funcionário do fornecedor consegue abrir o seu caixa? Fica registrado quando alguém de lá entra? Você é avisado?
Na Apol, quem entra no sistema de um cliente é quem o construiu, com o próprio acesso, registrado como o de qualquer pessoa da equipe. Não é por desconfiança de ninguém. É porque registro é o que protege os dois lados.
5. Tem cópia de segurança, e quem já testou?
Todo fornecedor diz que tem backup. A pergunta que separa é: com que frequência, onde fica, e quando foi a última vez que alguém restaurou uma cópia pra ver se funciona. Backup nunca testado é esperança.
E a pergunta seguinte: se eu apagar algo sem querer hoje, vocês conseguem voltar até ontem? Como eu peço isso?
6. Quem é o responsável pelos dados perante a lei?
A Lei Geral de Proteção de Dados, a LGPD, define dois papéis. O controlador decide o que se faz com os dados. O operador trata os dados em nome do controlador. Quando você coloca os clientes num sistema, você é o controlador. O fornecedor é o operador. Isso significa que a responsabilidade perante o seu cliente é sua, mesmo que o vazamento aconteça do lado do fornecedor.
Por isso precisa estar escrito, num contrato ou num anexo, o que o fornecedor pode e não pode fazer com os seus dados, e o que ele faz se algo der errado. Sem esse papel, você assumiu uma responsabilidade legal e não tem com quem dividir.
7. Dentro da minha equipe, quem vê o quê?
Dados do cliente também vazam por dentro. O estagiário que exporta a lista de clientes antes de sair. O ex-funcionário que ainda tem a senha. O "usuário admin" que todo mundo usa.
Pergunte se cada pessoa tem o próprio acesso, se o acesso pode ser cortado na hora e se fica registrado quem fez o quê. Senha compartilhada é o jeito mais fácil de perder dado, e nenhum contrato com o fornecedor resolve isso.
8. O que o sistema guarda que não precisava?
Alguns sistemas coletam mais do que precisam, porque é fácil. Foto do rosto do funcionário a cada ponto. Localização o dia inteiro. CPF do cliente pra um serviço que não exige. Quanto mais você guarda, mais você tem que proteger, e mais você responde se vazar.
Pergunte pra que cada dado serve. No sistema da Apol, por exemplo, o ponto por QR e GPS lê a localização uma vez só, na hora da marcação, e guarda junto com ela. A selfie de conferência aparece só na tela do funcionário: não é enviada nem guardada. Dado que não existe não vaza.
O que a Apol responde a essas perguntas
Resumindo, pra você cobrar: cada empresa tem um banco de dados só dela, em servidor no Brasil. Você exporta os seus dados em planilha quando quiser. A cópia de segurança é diária. O acesso é por pessoa, com registro. A LGPD entra desde o desenho do sistema, e o que o sistema não faz, a gente diz antes, na página Sobre. Tudo isso está por escrito na proposta, não só neste texto.
Faça hoje: mande por mensagem pro seu fornecedor atual, ou pro que você está avaliando, as perguntas 2, 3 e 6. Só essas três. O tempo que ele leva pra responder, e a clareza da resposta, dizem quase tudo. Guarde a resposta por escrito.
Se você quer entender como a sua empresa está hoje em relação a isso, antes de trocar ou assinar qualquer coisa, a Apol tem um diagnóstico grátis. Você marca o que já acontece e recebe o relatório na hora, com as áreas que estão pesando mais e por onde começar. As oito perguntas acima continuam sendo suas: nenhum relatório responde por você.